كيف تطبّق شركتك نموذج العمل عن بعد بنجاح؟ حيث بدأت العديد من الشركات حول العالم، دخول مجال العمل عن بعد Remote Work، وذلك بسبب جائحة كورونا التي أجبرتها على إغلاق مكاتبها للحد من انتشار الفيروس، يعتبر العمل عن بعد بمنزلة نظام عمل يتيح للموظف بالعمل من منزله أو من أي مكان أخر خارج مقر الشركة، كما يوجد نوعان من العمل عن بعد هما العمل الحر والتوظيف عن بعد.
في وقتنا الحالي أصبح العمل عن بعد الخيار الأكثر مرونة للشركات التي ترغب في الحصول على أفضل المواهب العالمية بأقل التكاليف، وتوفير نفقات البنية التحتية، مع زيادة الإنتاجية وتحسين الاحتفاظ بالموظفين.
العمل عن بعد بنجاح
ثقافة العمل عن بعد هي مجموعة من القيم والمبادئ والممارسات التي يتشاركها الموظفون وتعزز من روح التعاون والتواصل الفعال بينهم، وتساعد أيضا في توحيد رؤيتهم مع رؤية الشركة وأهدافها، تعريف الوظيفة عن بعد هو المنصب الذي يسمح للشخص بالعمل خارج بيئة المكتب التقليدية، بالحكم في تنفيذ مهامهم ومسؤولياتهم في المنزل أو في المقهى أو في المكتبة، يعمل بعض الموظفين عن بعض من مكتب مثل مساحة العمل المشتركة.
العمل عن بعد في العادة يوفر مرونة أكبر من الوظائف الموجودة داخل المكتب أو في الموقع الذين يعملون عن بعد بمزيد من الحرية فيما يتعلق بوقت بدء أيام عملهم ومتى يتوقفون عن العمل طوال اليوم.
في العديد من الأحيان يمكن إدارة وتسهيل العمل عن بعد بنجاح من خلال أدوات الاتصال، مثل البريد الإلكتروني ومؤتمرات الفيديو وبرامج الدردشة، في حين أنه يمكن أداء العديد من أنواع الوظائف عن بعد، فقد تحتاج بعض الوظائف لتواجد الموظفين في الموقع لبعض الوقت على الأقل.
أنواع نماذج العمل عن بعد بنجاح
يمكن للشركات التي تريد تقديم خيارات العمل عن بعد للموظفين الاختيار من بين عدة أنواع من هياكل العمل عن بعد بنجاح:
بعيد تماما الموظفون الذي يعملون بعيد تماما لا يذهبون أبدا إلى المكتب، ويعملون دائما من المنزل أو من مكان العمل المفضل لديهم، في بعض الحالات قد لا يكون لدى الشركة حتى مساحة عمل مركزية.
يعمل موظفين Hybrid عن بعد لبعض الوقت، ويقومون بزيارة المكتب بقية الوقت، قد تكون لديهم التزامات أخرى، مثل إجراء زيارات للموقع، تحتاج منهم الحضور بشكل شخصي، يعتمد عدد المرات التي يعمل فيها الموظفون عن بعد أو في المكتب على تفضيلات وما تسمح به شركتهم.
العمل عن بعد الاختياري حيث تقدم بعض الشركات خيار العمل عن بعد ولكنها تفضل بشدة أن يكون الموظفون في المكتب قدر الإمكان، قد يكون خيار العمل عن بعد شيئا يستخدمه الموظفون عندما يكون لديهم طفل مريض في المنزل أو التزامات منزلية أخرى.
العمل عن بعد مؤقتا قد تعمل الشركة عن بعد في بعض الأحيان على حسب الحاجة، في بيئة عمل نائية مؤقتا، يوجد فهم بأن الموظفين سيعودون إلى المكتب يوما ما.
خطوات أساسية لإنشاء نموذج العمل عن بعد بنجاح
تنطوي إنشاء نموذج العمل عن بعد بنجاح عدة خطوات موصي بها حتى تنجح في بناء بيئة عمل فعالة، فيما يلي إليك تلك الخطوات:
البدء بالقيم الأساسية للشركة
القيم الأساسية هي العمود الفقري الذي تبنى عليه ثقافة العمل، بالأخص في بيئات العمل عن بعد، حيث تكون الحاجة لتوحيد الفريق أكبر، وتحديد قيم واضحة مثل الشفافية والتعاون والابتكار سيساعد على توجيه السلوكيات والقرارات اليومية.
تقوم بعض الشركات بعقد ورش عمل افتراضية مع الفريق لتحديد القيم التي تعكس هويتها الجماعية، كانت النتائج مذهلة، حيث يشعر الجميع في الشركة أن القيم ليست مجرد كلمات تفرض من الإدارة بل هي نتاج مشترك يعبر عن تطلعاتهم.
تصميم نظام تواصل فعال
التواصل هو الأساس الذي يبنى عليه نجاح أي فريق يعمل عن بعد، وبدونه تتزايد فرص سوء الفهم وتشتت الجهود، ولكن فعاليته تعتمد اعتماد كبير على وضع قواعد واضحة واختيار الأدوات الصحيحة.
ابدأ باختيار أداة رئيسية للتواصل مثل slack أو microsoft teams ثم قم بتحديد قنوات مخصصة لكل غرض وإدارة المشاريع وتوثيق الإجراءات والاجتماعات، يجب التركيز على تبسيط البيئة التقنية بتقليل الأدوات المستخدمة مثلا يمكن استخدام أداة متخصصة في إدارة مشاريع الفرق وتوثيق إجراءات العمل والأسئلة العامة بإنشاء لوحات مخصصة لكل منها.
تعزيز الروابط الإنسانية عبر الأنشطة الاجتماعية
تشكل العلاقات الإنسانية جوهر أي ثقافة عمل ناجحة، بالأخص في بيئات العمل عن بعد، حيث يغيب التفاعل الشخصي الطبيعي ولتعويض هذا الغياب يجب بذلك جهد إضافي لتعزيز الروابط بين أعضاء الفريق.
من الأفكار العملية التي أثبتت نجاحها هي تنظيم جلسات قهوة افتراضية أسبوعية بدون أجندة رسمية، حيث يتحدث الجميع بحرية، يمكنك استضافة فعاليات ترفيهية، مثل المسابقات أو الألعاب الجماعية التي تضفي جو من المرح وتخلق ذكريات مشتركة.
وضع إجراءات تدعم التوازن بين العمل والحياة الشخصية
يعتبر التوازن عنصر حيوي لضمان رضا الموظفين واستدامة إنتاجيتهم في بيئة العمل عن بعد، في إحدى الفرق التي أدرتها، لاحظت أن الموظفين يميلون للعمل لساعات طويلة دون أخذ فواصل، مما أدى إلى إرهاق ملحوظ وانخفاض في الأداء.
لمعالجة ذلك عملت مع الفريق على تطبيق سياسات واضحة تدعم التوازن بين الحياة العملية والشخصية، قدمنا ساعات عمل مرنة تتيح للموظفين تنظيم وقتهم بما يتناسب مع التزاماتهم الشخصية، وخصصنا أوقات خالية من الاجتماعات، للسماح بفترات راحة منتظمة خلال اليوم لإعادة شحن طاقتهم.
الاحتفال بنجاحات الفريق
التقدير والاحتفاء بالنجاحات حتى الصغيرة منها، يلعب دور جوهريا في رفع الروح المعنوية وتعزيز الشعور بالانتهاء، لضمان عدم إغفال هذه اللحظات، من المفيد تخصيص وقت في الاجتماعات الأسبوعية للاعتراف بإسهامات الأفراد ومناقشة إنجازاتهم.
من واقع تجارب للشركات مع الفرق على إطلاق منصة بسيطة تتيح للموظفين كتابة ملاحظات شكرا لبعضهم، كانت تتنوع بين تقدير لمساعدة في مشروع أو إشادة بتصرف إيجابي سرعان ما أصبح هذا التقليد جزء أساسي من ثقافتنا، مما يعزز التقدير المتبادل والشعور بأن كل إسهام يلاحظ ويقدر.
الاستثمار في التطوير المهني للموظفين
الاستثمار في التطوير المهني هو مفتاح الحفاظ على حماس الموظفين وارتباطهم بأهداف الشركة، ومن الخطوات العملية التي أثبتت نجاحها تخصيص ميزانية سنوية لتطوير الموظفين، سواء من خلال دورات تدريبية متخصصة أو برامج شهادات معتمدة، كما أن تنظيم جلسات تعليمية شهرية يديرها أعضاء الفريق أنفسهم، يمكن أن يعزز الشعور بالمشاركة والتعلم الجماعي.
في الختام يعتمد نجاح تطبيق نموذج العمل عن بعد بنجاح على وضوح السياسات، وتمكين الفرق بالتقنيات المناسبة وتعزيز التواصل والثقة واعتماد قياس أداء واقعي، في حين توازن الشركات بين المرونة والمسؤولية، فإنها تخلق بيئة عمل أكثر إنتاجية واستدامة.
الأسئلة الشائعة
كيف تضمن الشركات إنتاجية الموظفين عن بعد؟
عبر وضع مؤشرات أداء واضحة وجدولة اجتماعات دورية وتقديم دعم مستمر.
ما أبرز التحديات في العمل عن بعد؟
ضعف التواصل والعزلة المهنية وصعوبة متابعة الأداء دون آليات واضحة.