العمل عن بعد أصبح واحد من أكثر المسائل الشائعة في وقتنا الحالي، لذلك يظهر تساؤل غاية في الأهمية وهو كيف تقيّم أداء الموظفين عن بعد؟
وذلك من أجل تحديد مدى نجاح العمل عن بعد وكذلك مدى نجاح الموظف في إدارة وقته وجهده في طريقة العمل عن بعد، وعلى أساس ذلك يتم تحديد ما إذا كانت الشركات والموظفين على حد سواء يستفيدون من طريقة العمل عن بعد أم لا.
لذلك سنوضح في هذا المقال أهمية تقييم أداء الموظفين عن بعد و الأسس الضرورية التي يجب على أساسها تقييم الموظفين وقياس مدى نجاحهم في تطبيق تلك الأسس.
كيف تقيّم أداء الموظفين عن بعد؟
العمل عن بعد يعني أن يقوم الموظف بإنجاز مهامه وواجباته الوظيفية الخاصة به من خارج مقر الشركة التقليدي سواء في المنزل أو الأماكن العامة وغيرها، وذلك من خلال الاعتماد بشكل أساسي على وسائل التكنولوجيا والاتصال الرقمي والتواصل الاجتماعي لإدارة العمل والتواصل مع الفريق عن بعد ودون الحاجة للحضور الفعلي.
وتقييم أداء الموظفين عن بعد هو الوسيلة التي يتم من خلالها قياس مدى نجاح الموظفين في التعامل مع طريقة العمل عن بعد، فهي عملية تحليل وقياس مستوى إنجاز الموظف وكفاءته في أداء مهامه أثناء عمله خارج مقر العمل، وذلك عن طريق استخدام أدوات رقمية وتقارير دورية تتيح للمدير متابعة إنتاجية وجودة عمل الموظفين.
وتظهر أهمية تقييم أداء الموظفين عن بعد في أنه يضمن استمرارية إنتاج العمل والحفاظ على جودته خاصةً في ظل بيئة لا تتم فيها متابعة أداء الموظفين بشكل مباشر، كما يساعد التقييم في تحديد نقاط القوة لدى الموظفين وتعزيزها واكتشاف نقاط الضعف والعمل على تحسينها من خلال التدريب والتوجيه.
وكذلك يساهم التقييم في تعزيز الشفافية بين الإدارة والموظفين ووضع أهداف واضحة لإنجاز العمل بدقة ورفع كفاءة الفريق وتحقيق نتائج أفضل.
مصادر تقييم أداء الموظفين عن بعد
بداية الرد على التساؤل المطروح حول كيف تقيّم أداء الموظفين عن بعد؟ تظهر من خلال توضيح المصادر التي يتم من خلالها تقييم أداء الموظفين ومراقبة جودة عملهم عن بعد، وخاصةً أن العمل عن بعد يختلف عن العمل في مقر الشركة والذي يسهل مراقبة أداء الموظفين فيه من خلال إشراف المدير المباشر عليهم أو معرفة أراء ووجهات نظر زملائهم في المكتب، لذلك يمكن تحديد مصادر تقييم الموظفين عن بعض كما يلي:
تقارير الإنجاز اليومية أو الأسبوعية والتي تعد من أهم المصادر التي يعتمد عليها المدير لمعرفة ما تم إنجازه من خلال الموظفين عن بعد ومتابعة سير عملهم أولاً بأول.
أنظمة إدارة المهام والمشاريع الرقمية الإلكترونية والتي تتمثل في بعض المواقع والتطبيقات الإلكترونية التي تسمح بإظهار مدى التزام الموظف عن بعد بالمواعيد وتسليم المهام.
الاجتماعات الافتراضية والمتابعات المباشرة والتي تعتبر من أفضل طرق تقييم عمل الموظفين عن بعد لأنها توفر رؤية واضحة عن مستوى تفاعل الموظف ومدى استعداده وتنظيمه.
تحليل جودة الأعمال النهائية من خلال فحص جودة العمل الذي تم تسليمه من قبل الموظف عن بعد ومدى مطابقتها للمعايير المطلوبة والوقت المحدد للتسليم.
تقارير الحضور والانصراف ساعات العمل والتي تتم من خلال أنظمة رقمية تسجيل دخول وخروج الموظفين عن بعد وتساعد على معرفة مدى انتظامهم في الحضور.
آراء وملاحظات العملاء أو المستفيدين المتعاملين مع الموظفين عن بعد خاصة في الوظائف الخدمية والتي تعتبر مؤشر دقيق عن جودة أداء الموظفين.
التقييم الذاتي يقدمه الموظف عن بعد عن أدائه بشكل دوري والذي يساعد بشكل أساسي في تقييم وفهم نظرته لعمله ونقاط تحسينه.
أسس تقييم أداء الموظفين عن بعد
واستكمالاً للرد على تساؤل كيف تقيّم أداء الموظفين عن بعد؟ نجد أن هناك بعض الأسس الأساسية التي تضعها الشركات كواحدة من استراتيجيات عملها والتي تساعدها على تقييم أداء موظفيها بناءً على اتباعها بشكل دقيق، كما يساعد تطبيقها في تحسين أداء العمل بشكل عام في الشركات، ويمكن تحديد تلك الأسس كما يلي:
الالتزام بالمواعيد وتسليم المهام في الوقت المحدد لها والذي يعتبر من أهم الأسس التي تساعد على تقييم أداء الموظفين عن بعد والتي تظهر مستوى انضباطهم وقدرتهم على تنظيم الوقت دون إشراف مباشر.
جودة ودقة العمل والتي تعتبر من أبرز المعايير حيث تساعد على تقييم الأعمال والواجبات النهائية الموظفين بناءً على مدى احترافيتها وخلوها من الأخطاء وملاءمتها للمعايير المطلوبة.
التواصل الفعال مع فريق العمل والذي يشمل القدرة على الرد في الوقت المناسب والمشاركة في الاجتماعات الافتراضية، وكذلك التعاون المثمر معهم واحترام وجهات نظرهم.
القدرة على استخدام الأدوات الرقمية والتي تعتبر أهم أساس لتقييم أداء الموظفين وقياس مهاراتهم في التعامل مع منصات العمل عن بعد وبذلك تضمن انسيابية العمل.
الالتزام بسياسات العمل مثل ساعات العمل المتفق عليها وقواعد الاجتماعات الإلكترونية وسياسات الخصوصية والأمان الرقمي وبالتالي هو الأساس الأنسب في تقييم أداء الموظفين.
الإنتاجية العامة للعمل والتي يتم قياسها من خلال تحديد كمية العمل الذي تم انجازه من قبل الموظفين عن بعد خلال فترة زمنية محددة، ومدى استمرارية مستوى الأداء دون تراجع.
الاحترافية والسلوك المهني والذي يعتبر من الأسس الهامة كذلك، مثل احترام الوقت وتنظيم المهام والالتزام بآداب التواصل عبر البريد والمنصات الرقمية.
خطة تقييم أداء الموظفين عن بعد
وفي نهاية الإجابة على تساؤل كيف تقيّم أداء الموظفين عن بعد؟ نجد أنه من الضروري أن يقوم مدير الشركة بوضع خطة استراتيجية يقيس بها مدى جودة أداء الموظفين العاملين عن بعض، وتتمثل تلك الخطة في تحديد بعض الأهداف والتوقعات المطلوبة من الموظفين ثم قياس مدى التزامهم بتلك الأهداف، ويمكن تحديد تلك الخطة وتحديد الأهداف والنتائج فيما يلي:
وضع توقعات وأهداف محددة للموظفين عن بعد والتي تعتبر خطوة أساسية لضمان نجاح العمل في بيئة غير تقليدية وتساعد تلك الأهداف في توجيه الموظف ومعرفة المطلوب منه بدقة دون الحاجة للمتابعة المستمرة، ويتم ذلك من خلال وضع مهام قابلة للقياس وتحديد جداول زمنية واضحة وشرح معايير الجودة المتوقعة من كل مهمة وتوضيح الدور الوظيفي لكل موظف وتحديد الأولويات ووضع معايير للتواصل والردود لضمان سير العمل بسلاسة.
قياس النتائج عن أعمالهم بعد تحديد الأهداف وهي المرحلة التي تظهر مدى التزام الموظفين بتحقيق الأهداف والتوقعات وتضمن جودة العمل واستمرارية الإنتاج، حيث يتم القياس من خلال متابعة سير المهام عبر منصات إدارة المشاريع والتحقق من الالتزام بالمواعيد النهائية وتقييم جودة النتائج مقارنة بالمعايير المحددة، وتساهم تلك الخطوة في في معرفة مدى قدرة الموظف على تنفيذ المطلوب منه، وتحديد نقاط القوة وبالتالي ضمان تحقيق الأهداف بكفاءة واستمرارية.
وفي الختام فقد قمنا بالرد على التساؤل المطروح حول كيف تقيّم أداء الموظفين عن بعد؟ وذلك من خلال تحديد الأسس والمعايير التي يتم على أساسها قياس مدى التزام الموظفين عن بعد في تحقيق نتائج ناجحة ومرضية في عملهم وكذلك توضيح خطة تساعد في تقييم أدائهم.